Tento příspěvek by měl přimět k zamyšlení, jakým způsobem lze zpracovat dokumentaci požární ochrany tak, aby splnila požadavky kladené předpisy na věcný a formální obsah, aby byla odbornou technickou dokumentací a současně skutečným pomocníkem pro její adresáty. Mnohá dokumentace požární ochrany je zbytečně složitá, obsahuje nepotřebné informace a její dodržování v praxi je někdy problematické. Příspěvek vznikl mimo jiné i díky poznatkům z požárních kontrol.

Dnešní způsob života přináší velké množství informací, které jsou na nás doslova chrleny na každém kroku. Není snadné se v nich orientovat, třídit je a vyhodnocovat. Přesycení informacemi vede k tomu, že mnohé z nich předem odmítáme a nejsme ochotni se s nimi seznámit, natož pak sami hledat aktivně informace další. Reklamní triky vedou k tomu, že profesionálně podávané informace tržního charakteru zastiňují ty, jejichž účelem je poskytnout návody k bezpečnému chování a předcházení poškození zdraví a ohrožení životů.

Většina informací bezpečnostního charakteru je předávána na základě požadavků právních předpisů. Mezi ně patří také návody ke správnému chování k předcházení vzniku požárů a chování při požáru. Takové informace se mohou pro nás stát životně důležitými, může na nich záviset naše zdraví, život nebo majetek. A to nejenom náš, ale i našich blízkých, kolegů, přátel apod. Proto by informace měly být zprostředkovávány vhodnou formou a zpracováním.

Mezi informace bezpečnostního charakteru patří dokumentace požární ochrany a požární a bezpečnostní značky, jejichž úkolem je sdělení informací a návodů, které mohou zásadním způsobem ovlivnit naše chování a rozhodování. Proto by při zpracování dokumentace požární ochrany a vybavování značkami a jejich umísťování na pracovištích a ve veřejných prostorách měly být dodržovány určité nepsané zásady. Jejich prioritním účelem je neodradit adresáty – potenciální uživatele, ale naopak vhodně upoutat jejich pozornost a předat přehledně a stručně nezbytné informace.

Zásady tvorby a umísťování

Při tvorbě a umísťování dokumentace požární ochrany doporučujeme dodržovat tyto zásady:

1. Věcnou správnost – postupovat podle osnovy dané předpisem – uvést konkrétní údaje do logických celků dle požadavků předpisů (např. věcný obsah dokumentace požární ochrany je rozveden v § 28 až § 40 vyhlášky o požární prevenci¹⁾.
2. Srozumitelnost – „psát česky“ – jazykově i stylisticky správně, vysvětlovat cizí slova a odborné termíny, nepoužívat nevysvětlené zkratky.
3. Jednoznačnost – používat přesné citace a odpovídající terminologii, vymezit okruhy adresátů a požadavky na jejich chování a odpovědnost, popř. jejich práva.
4. Stručnost – uvádět pouze nezbytné a důležité informace; ostatní je pouze zahlcování a odvádění od tématu.
5. Technický jazyk – využívat technickou terminologii, přesné časově měřitelné termíny, nepoužívat nevhodné přívlastky (nejedná se o krásnou literaturu ani poezii).
6. Logickou strukturovanost – vhodně volit sled údajů s ohledem na vzájemné vazby.
7. Vizuální členění – vhodně členit text za účelem rychlé orientace v textu.
8. Barevné provedení – upoutat pozornost zvýrazněním důležitých informací; u grafické dokumentace zejména barevným odlišením.
9. Přístupnost – zvolit vhodné místo pro zveřejnění, zohlednit „čtecí vzdálenosti“, vhodné osvětlení.
10. Přiměřenost – zvážit množství zveřejňované dokumentace a informací – nesmí dojít k „přesycení“ adresátů.

Čeho se vyvarovat:

1.  Využívání dokumentace požární ochrany k propagaci firem; logo dodavatelské firmy, jejíž zaměstnanec dokumentaci zpracoval, na tuto dokumentaci nepatří.
2.  Zahlcování adresátů velkým množstvím zveřejňovaných informací – nutno respektovat přírodní zákonitosti – co je člověk schopen vnímat a v jakém rozsahu; ctít heslo „někdy méně znamená více“.
3.  Zpracovávání dokumentace se složitými a rozsáhlými texty – přečtení vyvěšené dokumentace požární ochrany adresované laické veřejnosti nesmí vyžadovat velké úsilí, koncentraci a odborné znalosti, zejména v požárních poplachových směrnicích je potřebné předat přesné informace, jak se zachovat v případě vzniku požáru. Text musí být stručný a jednoduchý.
4. Nerozlišování komu je dokumentace požární ochrany určena – dokumentace pro zaměstnance, kteří jsou dále školeni, musí být zpracována jiným způsobem než pro veřejnost, která musí veškeré potřebné informace dostat přístupnou formou bez dalšího školení.
5. Nevhodného způsobu zpracování informací pro různé skupiny obyvatelstva – zdravotně postižené (sluchově, zrakově), cizince (využívání piktogramů nebo vícejazyčných textů), apod.

Co bychom měli respektovat

Dokumentace požární ochrany se zpracovává v rozsahu, který vyplyne z posouzení podmínek požární bezpečnosti ve smyslu § 15 vyhlášky o požární prevenci. Není nutné u všech činností zpracovávat veškerou dokumentaci, uvedenou v § 27 vyhlášky o požární prevenci. O to důležitější je odpovědné a odborně kvalitní posouzení každé činnosti a místa jejího provozování a vyhodnocení, jaké informace jsou nezbytné pro zajištění bezpečného provozu.

Zákon o požární ochraně²⁾ umožňuje variabilní zpracování dokumentace požární ochrany na základě § 40 odst. 5 vyhlášky o požární prevenci, čímž vytváří podmínky pro respektování výše uvedených zásad. Tím, že je možné požadavky některých druhů dokumentace požární ochrany zapracovat do jiných druhů dokumentace (při splnění určitých podmínek), je možné vytvořit bezpečnostní systém bez duplicit a maximálně efektivně. Tento systém je náročný na zpracovatele, jeho logické myšlení a kreativitu.

Jednotlivé druhy dokumentace požární ochrany by ve svém důsledku měly na sebe navazovat a tvořit ucelený systém zajišťování požární ochrany na daném pracovišti. V žádném případě nesmí dojít k tomu, aby obsahy některých dokumentací požární ochrany byly navzájem v rozporu. Požadavky v ní stanovené musí být v praxi vždy realizovatelné. Každý zaměstnanec/občan musí umět včas a správně reagovat na případné nebezpečí. Zvláště důležité je to v prostorech, kde se vyskytuje veřejnost.

Opomenuta nesmí být ani povinná jednoroční kontrola, kontrola po požáru nebo změně ovlivňující obsah stanovené dokumentace požární ochrany ve smyslu § 40 odst. 4 vyhlášky o požární prevenci. Jestliže je potřebné provést změnu stávající dokumentace požární ochrany, musí být provedena tak, aby nenarušila nastavený systém a vhodně doplnila existující stav.

Odpovědnost vedoucích pracovníků

Na závěr bych chtěla zdůraznit, že je velice důležité, aby odpovědní vedoucí pracovníci věnovali potřebnou pozornost schvalování zpracované dokumentace a nepovažovali ji pouze za administrativní záležitost. Za požární ochranu odpovídá statutární zástupce u právnické osoby nebo podnikající fyzická osoba nebo její zástupce. Tyto osoby by měly zhodnotit, zda opatření navržená v dokumentaci jsou reálná a v daných podmínkách uskutečnitelná.

Dokumentaci požární ochrany mohou zpracovávat pouze osoby s odbornou způsobilostí na úseku požární ochrany dle § 11 odst. 1 a 2 zákona o požární ochraně²⁾ (odborně způsobilá osoba nebo technik požární ochrany). K jejich odborným znalostem musí být přidány znalosti o konkrétním pracovišti a systému fungování celého podniku. Protože ne vždy jsou osoby s odbornou způsobilostí přímo zaměstnanci, je spolupráce s odpovědnými osobami provozovatele činnosti více než důležitá. Na této spolupráci závisí konečné řešení bezpečnostního systému požární ochrany jako celku, které musí zajistit bezpečný provoz, a to i v době, kdy na pracovišti nejsou zaměstnanci ani veřejnost.

Dokumentace požární ochrany ve smyslu § 27 vyhlášky o požární prevenci
→ dokumentace o začlenění do kategorie činností se zvýšeným požárním nebezpečím nebo s vysokým požárním nebezpečím
→ posouzení požárního nebezpečí
→ stanovení organizace zabezpečení požární ochrany
→ požární řád
→ požární poplachové směrnice
→ požární evakuační plán
→ dokumentace zdolávání požárů
→ řád ohlašovny požárů
→ požární evakuační plán
→ tematický plán a časový rozvrh školení zaměstnanců a odborné přípravy preventivních požárních hlídek a preventistů požární ochrany
→ dokumentace o provedeném školení zaměstnanců a odborné přípravě preventivních požárních hlídek a preventistů požární ochrany
→ požární kniha
→ dokumentace o činnosti a akceschopnosti jednotky požární ochrany, popřípadě požární hlídky

Součástí dokumentace požární ochrany je také další dokumentace obsahující podmínky požární bezpečnosti, zpracovaná a schvalovaná, popř. vedená podle zvláštních předpisů, např.
→ požárně bezpečnostní řešení 
→ bezpečnostní dokumentace dle zákona o prevenci závažných havárií
→ bezpečnostní listy
→ doklady prokazující dodržování technických podmínek a návodů vztahujících se k požární bezpečnosti výrobků nebo činností
→ stanoviska správních úřadů týkající se požární bezpečnosti při provozovaných činnostech 
 

plk. Ing. Květoslava SKALSKÁ, MV-generální ředitelství HZS ČR

-------------------------------------------------------------------------------- 
¹⁾ Vyhláška č. 246/2001 Sb., o stanovení podmínek požární bezpečnosti a výkonu státního požárního dozoru (vyhláška o požární prevenci), ve znění vyhlášky č. 221/2014 Sb.
²⁾ Zákon č. 133/1985 Sb., o požární ochraně, ve znění pozdějších předpisů.