Informace o zpracování osobních údajů zaměstnanců a příslušníků, bývalých zaměstnanců a příslušníků a uchazečů o zaměstnání v HZS ČR

Účel informace:

Účelem tohoto dokumentu je plnění povinností správce stanovených v článcích 12 až 22 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (dále též „GDPR“) a poskytnout Vám potřebné informace týkající se provádění zpracování Vašich osobních údajů.

Vzájemná důvěra mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem nebo příslušníkem je založena na každodenním transparentním a korektním jednání, jehož součástí je i tato informace. Při zpracování osobních údajů našich zaměstnanců a příslušníků a/nebo zaměstnanců a příslušníků potenciálních či zaměstnanců a příslušníků bývalých postupujeme vždy v souladu s respektem k soukromí jednotlivce a v souladu s platnou legislativou.

Tento dokument může být průběžně měněn. Aktuální verze je vždy zveřejněna na našich webových a Intranetových stránkách. Uvedené informace mohou doplňovat a upřesňovat bližší informace zveřejněné nebo poskytnuté ke specifickým zpracováním.

Komu je informace určena:

• uchazečům o zaměstnání,
• zaměstnancům a příslušníkům,
• externím zaměstnancům,
• bývalým zaměstnancům a příslušníkům.

dále jen „zaměstnanec“.

1. Správce osobních údajů:

Kontaktní údaje správce:

MV – generální ředitelství Hasičského záchranného sboru ČR
Kloknerova 26, 148 01 Praha 414
Telefon: 950819111
e-mailová adresa pro ochranu osobních údajů: gdpr@hzscr.cz
datová schránka: 84taiur
IČO: 00007064

Hasičský záchranný sbor České republiky byl zřízený zákonem č. 320/2015 Sb., o Hasičském záchranném sboru České republiky a o změně některých zákonů (zákon o hasičském záchranném sboru).

HZS ČR je jednotný bezpečnostní sbor, jehož základním úkolem je chránit životy a zdraví obyvatel, životní prostředí, zvířata a majetek před požáry a jinými mimořádnými událostmi a krizovými situacemi.

HZS ČR se podílí na zajišťování bezpečnosti České republiky plněním a organizováním úkolů požární ochrany, ochrany obyvatelstva, civilního nouzového plánování, integrovaného záchranného systému, krizového řízení a dalších úkolů, v rozsahu a za podmínek stanovených zákonem o HZS ČR a jinými právními předpisy.

2. Žádost o výkon svých práv podle GDPR můžete podat:

• na adresu správce osobních údajů nebo
• pověřenci pro ochranu osobních údajů pro HZS ČR:

Jméno a příjmení: kpt. Mgr. Jiřina Bínová
Adresa: Ministerstvo vnitra – Generální ředitelství Hasičského záchranného sboru České republiky, Kloknerova 26, 148 01 Praha 414
Telefon: 950 819 444, 773 796 166
e-mail: jirina.binova@hzscr.cz nebo gdpr@hzscr.cz

3. Způsob získání Vašich osobních údajů:

HZS ČR Vaše osobní údaje získává buď na základě Vašeho sdělení, nebo vznikají v rámci Vaší pracovní nebo služební činnosti v HZS ČR.

Poskytnutí Vašich osobních údajů je zákonným či smluvním požadavkem, souvisícím s připravenou nebo již uzavřenou:

• pracovní smlouvou
• dohodou o provedení práce
• dohodou o pracovní činnosti
• rozhodnutím služebního funkcionáře

přičemž máte povinnost svoje osobní údaje poskytnout. Pokud tyto osobní údaje neposkytnete, ačkoli jsou nezbytné pro řádný vznik výše uvedeného smluvního vztahu nebo oprávněných zájmů HZS ČR, nebude možné s Vámi příslušnou smlouvu (dohodu) uzavřít ani vydat rozhodnutí služebního funkcionáře.

4. Zpracovávané osobní údaje:

Osobní údaje sdělené v rámci výběrového řízení:

• Identifikační údaje: jméno, příjmení, rodné číslo a datum narození, případně i služební hodnost/hodnostní označení a akademické tituly, podpis.
• Kontaktní údaje: adresa (údaje o trvalém bydlišti, kontaktní adrese), telefon, e-mail.
• Životopis, a motivační dopis – údaje o Vašem vzdělání, pracovních zkušenostech, jiných dovednostech a důvodů pro práci v HZS ČR.
• Výpis z rejstříku trestů.
• Státní příslušnost.
• Pracovní reference – případná hodnocení či doporučení od předchozích zaměstnavatelů, včetně údajů vzešlých z jejich ověření.
• Další údaje získané z osobních či telefonických rozhovorů s Vámi.
• Údaje získané z případných zkoušek či testů, které jste absolvoval/a v rámci výběrového řízení.
• Informace, které se dobrovolně rozhodnete sdílet s HZS ČR v rámci výběrového řízení – například fotografie.

Osobní údaje zpracovávané o zaměstnancích a příslušnících, vyjma výše uvedených údajů sdělených v rámci výběrového řízení:

• Identifikační údaje – případně rodné příjmení, předchozí příjmení, místo narození, rodinný stav.
• Údaje týkající se vzdělání – vysvědčení a diplomy včetně jejich dodatků, osvědčení o jazykové zkoušce apod.
• Údaje potřebné pro zpracování platů, služebních příjmů, odměn z dohod o provedení práce a dohod o pracovní činnosti, autorských honorářů a zákonných odvodů a daňových povinností:

1. Rodné číslo (ID zdravotního pojištění u cizinců)
2. Číslo bankovního účtu a kód banky
3. Údaje o zdravotní pojišťovně
4. Jméno, příjmení, rodné číslo, adresa trvalého pobytu, průkaz ZTP/P Vašeho manžela/manželky/registrovaného partnera/registrované partnerky
5. Jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo Vašich dětí/dětí druhého z manželů/dětí registrovaného partnera/partnerky/dětí osvojených/dětí svěřených do výchovy na základě rozhodnutí příslušného orgánu
6. Při uplatnění daňového zvýhodnění kopie rodných listů Vašich dětí/dětí druhého z manželů/dětí registrovaného partnera/partnerky/dětí osvojených/dětí svěřených do výchovy na základě rozhodnutí příslušného orgánu, potvrzení zaměstnavatele druhého z poplatníků pro uplatnění nároku na daňové zvýhodnění, průkaz ZTP/P, u zletilých dětí potvrzení o studiu, případně potvrzení MŠMT o uznání zahraničního studia
7. ID datové schránky

• Záznamy o využívání služebního mobilního telefonu, pokud Vám byl předělen; záznamy o pohybu služebního vozidla, pokud Vám bylo přiděleno.
• Osobní evidenční číslo zaměstnance.
• Údaje z evidence pracovní doby/doby služby.
• Informace o služebním hodnocení zaměstnance a případných kárných řízeních nebo porušení povinností zaměstnanců vyplývajících z pracovně právních předpisů.
• Výpis z rejstříku trestů.
• Údaje o absolvovaných školeních a vzdělávacích akcích, kurzech.
• Údaje shromažďované bezpečnostními systémy – záznamy z kamerového systému.
• Údaje monitorující používání svěřeného IT vybavení.
• Další údaje, které se dobrovolně rozhodnete sdílet – např. Vaše komentáře k událostem zveřejňovaným v prostředí Intranetu.
• Fotografie – v případě, že nám k jejich pořízení a zpracování k externímu využití dáte souhlas.
• Výsledky povinných pracovně lékařských prohlídek.
• Lokační údaje (adresy Vašich pracovišť) a síťové identifikátory (elektronické adresy a podobně) týkající se Vašeho výkonu práce.
• Údaje týkající se bezpečnosti a ochrany zdraví při práci.
• Údaje týkající se Vašeho členství v orgánech, komisích, skupinách a jiných orgánů HZS ČR.

Vzhledem k potřebě zpracování nezbytného pro účely plnění právních povinností a výkon zvláštních práv správce stanovených mu zákonem v oblasti pracovního/služebního práva budou zpracovávány osobní údaje zvláštních kategorií, definované v článku 9 GDPR:

• Údaje vypovídající o členství v odborech za účelem odvádění příspěvků odborové organizaci, avšak výlučně jen v případě, kdy o to Vaše odborová organizace výslovně požádá.
• Údaje o aktuálním zdravotním stavu za účelem posouzení schopnosti vykonávat práci v souladu s pracovní smlouvou/rozhodnutím služebního funkcionáře a navazujícími dokumenty.

5. Zákonnost zpracování osobních údajů:

Účely zpracování osobních údajů:
Účelem zpracování osobních údajů jsou výběrová a příjímací řízení uchazečů na volné pracovní pozice nebo služební místa.

Další účely zpracování osobních údajů:
Dalším účelem zpracování osobních údajů je pracovní a služební činnost v HZS ČR. Vaše osobní údaje nebudou dále zpracovávány pro jiný účel, než je účel, pro který byly shromážděny.

Právní základ zpracování osobních údajů:
Uzavřením pracovní smlouvy, nebo rozhodnutí služebního funkcionáře s HZS ČR jste se stal/a po nástupu do práce nebo služby zaměstnancem nebo příslušníkem HZS ČR a HZS ČR zaměstnavatelem. HZS ČR bude zejména zpracovávat Vaše osobní údaje na základě těchto právních důvodů:

• Nezbytné pro splnění smlouvy, nebo rozhodnutí služebního funkcionáře, kterou jste uzavřel s HZS ČR (a pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy nebo rozhodnutí služebního funkcionáře na žádost tohoto subjektu údajů).
• Nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje:

Zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád
Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení
Zákon č. 586/1992 Sb., zákon o dani z příjmu
Zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti
Zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění
Zákon č. 117/1995 Sb., o státní sociální podpoře
Zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění
Zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění
Zákon č. 361/2003 Sb., o služebním poměru příslušníků bezpečnostních sborů
Zákon č. 110/2006 Sb., o životním a existenčním minimu
Zákon č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení (insolvenční zákon)
Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce
Zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění

Právní předpisy jsou uvedené ve znění pozdějších předpisů.

• Nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby (např. poskytnutí Vašich osobních údajů Zdravotnické záchranné službě při převozu a následnému ošetření v případě Vašeho úrazu na pracovišti nebo v místě zásahu).
• Nezbytné pro splnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce (např. zveřejnění Vašich údajů v případě Vašeho ocenění za mimořádné zásluhy).
• Nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce osobních údajů či třetí strany (kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě). V případě třetí strany se bude jednat zejména o tyto účely:

1. vedení seznamů osob, se kterými jsou řešeny pracovně-právní/služebně-právní spory;
2. vedení seznamů osob, se kterými jsou řešeny civilní spory; jiná soudní řízení, exekuce, vymáhání pohledávek a podobně.

• Případně Váš souhlas (ke zpracování osobních údajů je potřeba Váš souhlas pouze v případě, že HZS ČR nemá pro zpracování jiný právní důvod, např. uložení životopisu nevybraného uchazeče pro jeho možné budoucí přijetí.)

6. Způsoby zpracování osobních údajů:

• Vaše osobní údaje budou zpracovávány způsobem, který zajišťuje náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí vhodných technických nebo organizačních opatření před neoprávněným či jiným protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením.
• Vaše osobní údaje budou uchovávány jak v elektronické podobě, tak ve fyzické podobě (vytištěné). Dokumenty v elektronické podobě jsou ukládány na lokálních discích pracovních stanic zaměstnanců a na zálohovacích médiích či na serverech. Pokud by byla použita externí úložiště, např. cloudové služby, vždy budou využity jen řádně zabezpečené systémy, vyhovující příslušným právním předpisům, včetně GDPR. Disky s daty jsou zabezpečeny a data uložena v profilu uživatele ověřovaného v počítačové doméně HZS ČR. Dokumenty ve fyzické podobě jsou uchovávány v uzamykatelných skříňkách, do kterých mají přístup jen oprávněné osoby. Tyto uzamykatelné skříně se nacházejí v objektech, které jsou zajištěny proti vniknutí nepovolaných osob. V případě uložení osobních údajů v archivu, budou tyto archivy řádně zabezpečeny proti vniknutí nepovolaných osob i proti nepovolenému přístupu k Vašim osobním údajům.
• Přístup k Vašim osobním údajům mají pouze zaměstnanci, nebo sjednaní externí pracovníci HZS ČR, pověření konkrétními úkoly, ve vztahu k účelu zpracování osobních údajů, přičemž všichni zúčastnění jsou vázáni povinností mlčenlivosti.
• Při zpracování osobních údajů v HZS ČR nedochází k automatizovanému rozhodování, ani profilování, uvedenému v čl. 22 odst. 1 a 4 GDPR.
• Podrobnější podmínky ochrany osobních údajů v HZS ČR upravují příslušné interní předpisy.
• V případě zpracování na základě Vašeho souhlasu budete před jeho udělením vždy informován/a.

7. Vaše práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů:

Po dobu zpracování Vašich osobních údajů v HZS ČR máte právo požadovat od správce přístup k Vašim osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, právo vznést námitku proti zpracování, jakož i právo na přenositelnost údajů, pokud to nebude v rozporu s právními předpisy, nebo oprávněnými zájmy zaměstnavatele, či třetích osob.

Výkon těchto práv je bezplatný. V případě, že by Vaše žádosti byly zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména proto, že by se opakovaly, můžeme Vám uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo sdělení nebo s učiněním požadovaných úkonů nebo odmítnout Vaší žádosti vyhovět.

Lhůta pro vyřízení Vaší žádosti je 1 měsíc. V případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí můžeme tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. Využití možnosti prodloužit lhůtu pro vyřízení Vaší žádosti jsme povinni Vám oznámit a řádně odůvodnit.

Máte také právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (dále jen „ÚOOÚ“), který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, tel.: 234 665 111 (ústředna). ÚOOÚ provozuje internetové stránky: www.uoou.cz, na kterých najdete více informací o tom, s čím a jak Vám ÚOOÚ může pomoci.

Máte také právo odvolat kdykoli souhlas se zpracováním svých osobních údajů, pokud je zpracování založeno na Vašem souhlasu, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování založená na souhlasu uděleném před jeho odvoláním.

Svá práva můžete uplatnit prostřednictvím některého z výše uvedených kontaktů.

8. Doba zpracování osobních údajů a další související informace:

Vaše osobní údaje budou zpracovávány nejméně po dobu trvání pracovněprávního nebo služebně právního vztahu k HZS ČR a následujících pět let po jeho skončení, přitom údaje, u kterých to určuje zákon, budou uchovávány po dobu tímto zákonem stanovenou.

Osobní údaje, které HZS ČR zpracovává na základě Vašeho souhlasu, jsou zpracovávány po dobu, na kterou jste souhlas udělil/a, resp. do okamžiku, než svůj souhlas odvoláte.

V souladu se zásadou minimalizace HZS ČR zpracovává pouze ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro daný účel, a uchováváme je po nezbytně nutnou dobu, po jejímž uplynutí jsou osobní údaje vymazány nebo anonymizovány.

9. Předávání osobních údajů:

HZS ČR Vaše osobní údaje zásadně nesdílí s jinými správci osobních údajů, ledaže by k takovému předání byl povinen či oprávněn na základě právního předpisu nebo svého oprávněného zájmu nebo byste k tomu udělil/a souhlas.

Pro sdílení osobních údajů se zpracovateli osobních údajů není Váš souhlas třeba. U subjektů, které se mají stát zpracovateli osobních údajů, dbáme na to, aby dodržovaly odpovídající technická a organizační bezpečnostní opatření. S každým subjektem, který by se v rámci své činnosti pro HZS ČR mohl stát zpracovatelem osobních údajů, které HZS ČR spravuje, je uzavřena písemná smlouva o zpracování osobních údajů a tento zpracovatel je s osobními údaji oprávněn nakládat pouze na základě smlouvy, doložených pokynů HZS ČR, v nezbytně nutném rozsahu pro sjednané účely a po sjednanou dobu.

Do některých našich činností může HZS ČR zapojovat třetí subjekty – smluvní partnery. V závislosti na charakteru dané činnosti může dojít ke zpracování Vašich osobních údajů tímto subjektem v postavení zpracovatele nebo správce osobních údajů.

Některé Vaše osobní údaje může HZS ČR sdílet bez Vašeho souhlasu se třetími osobami (např. zdravotní pojišťovny, úřady práce, orgány sociálního zabezpečení apod.) za účelem plnění zákonem stanovených povinností, popřípadě výkonu rozhodnutí.

Údaje o zaměstnancích HZS ČR zásadně nezveřejňujeme, ledaže:

• jsme k tomu povinni na základě právních předpisů,
• je to v oprávněném zájmu HZS ČR, který převažuje nad zájmem Vaším, nebo
• k tomu máme Váš souhlas.

10. Zpracování osobních údajů v zahraničí:

V rámci Evropské unie platí režim volného pohybu osobních údajů a pro jejich případné zpracování se uplatní stejná pravidla jako v České republice.

Vaše osobní údaje nebudou bez Vašeho souhlasu předávány do třetích zemí (tedy zemí mimo jurisdikci GDPR) ani mezinárodním organizacím.

Print  E-mail  X Corp.   Facebook